Die Pflicht trifft jedes Unternehmen, das Leistungen an andere Unternehmen abrechnet, also auch die Spedition mit drei Fahrzeugen. Der Empfang kommt zuerst, der Versand folgt gestaffelt.

Was eine E-Rechnung ist

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Verlangt wird ein strukturiertes Format, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann. In Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD.

Die drei Schritte im Büro

  • Ein Postfach festlegen, an das Rechnungen elektronisch zugestellt werden, und den Zugang im Team bekannt machen.
  • Klären, wie eingehende Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Acht Jahre Aufbewahrung gelten unverändert.
  • Den eigenen Rechnungsausgang umstellen, bevor der erste Kunde das Format verlangt.

Wer die Umstellung früh angeht, verhandelt sie im eigenen Tempo statt unter dem Druck eines Auftraggebers, der ohne passendes Format nicht mehr zahlt.